Politiquede confidentialité et de gouvernance

1. Responsable et portée
Clinique Médicale Bina Inc. / Bina Medical Clinic Inc. («Bina »), NEQ 1181562878, est responsable des renseignements qu’elle détient.
Adresse : bureau 101, 6955 boulevard Taschereau, Brossard (Québec) J4Z 1A7;
Téléphone : 514 307-0111; site : binamd.ca.
Responsable de la protection des renseignements personnels et de santé : Dr Kourosh Lalavi, cofondateur et administrateur, confidentialite@binamd.ca.
Plaintes générales : relations@binamd.ca.
La présente politique explique comment Bina gère les renseignements des patients, représentants, clients et visiteurs. Elle constitue aussi la politique publique de gouvernance exigée pour les renseignements de santé. Elle applique notamment la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, la loi québécoise sur le secteur privé et la LPRPDE lorsqu’elles s’appliquent. Lumina est une entité distincte ayant sa propre politique.
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2. Renseignements recueillis
Selon le service, Bina recueille seulement ce qui est raisonnablement nécessaire :
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• identité, coordonnées,langue, représentant, RAMQ ou autre preuve d’identité lorsque nécessaire;
• renseignements cliniques,antécédents, médicaments, notes, ordonnances, références, images, résultats et communications;
• rendez-vous, consentements,demandes, plaintes, préférences de communication et vérification de l’emplacement au Québec;
• facturation, reçus et jeton de paiement; Bina ne reçoit pas le numéro complet de carte;
• données techniques,journaux de sécurité et, avec consentement, témoins analytiques ou marketing;
• données temporaires d’unscribe clinique assisté par IA, uniquement avec consentement distinct.
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3. Sources, fins et consentement
Les renseignements proviennent de vous, de votre représentant, de professionnels, d’organismes de santé ou de fournisseurs autorisés. Bina les utilise pour vérifier l’identité et l’admissibilité,planifier et fournir les soins, tenir le dossier, transmettre les résultats,obtenir un paiement, assurer la qualité et la sécurité, traiter les demandes et respecter la loi.Le consentement demandé est distinct, clair et proportionné à la sensibilité et à la finalité. Le consentement au marketing, aux photos promotionnelles et au scribe IA est facultatif et séparé des soins. Vous pouvez le retirer pour l’avenir, sous réserve des obligations légales et de ce qui est nécessaire au service demandé.Le consentement requis pour utiliser ou communiquer des renseignements de santé doit être libre, éclairé, spécifique et exprès. Avant 14 ans, il relève du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur; dès 14 ans, du mineur, sauf disposition légale contraire.

4. Accès interne et gouvernance
L’accès est limité selon les fonctions aux professionnels traitants, au personnel clinique, administratif, de facturation, de confidentialité et de technologie autorisé. Les professionnels documentent les soins; le personnel utilise les renseignements uniquement pour ses tâches; la direction et le responsable de la protection supervisent la conformité.Bina utilise des contrôles d’accès, l’authentification, le chiffrement lorsque approprié, des sauvegardes, des ententes de confidentialité et des journaux permettant de retracer les accès et communications. Le personnel reçoit une formation à l’entrée en fonction et des rappels périodiques. Les accès sont revus lors d’un changement de rôle ou d’un départ.La gouvernance, les risques, les incidents, la formation et les produits technologiques sont revus au moins annuellement et lors d’un changement important. Bina publie séparément son registre à jour des produits et services technologiques.

5. Communications et fournisseurs
Bina communique un renseignement avec consentement lorsque la loi l’autorise ou l’exige, notamment à un professionnel participant aux soins, à une pharmacie choisie par le patient, à un laboratoire ou partenaire diagnostique, à un payeur autorisé, à une autorité ou en situation d’urgence.Des fournisseurs soutiennent le dossier et le portailMYLE/MEDFAR, le paiement et la réservation Square, les communications,l’hébergement, l’analytique consentie, la sécurité et d’autres fonctions. Ils ne reçoivent que les renseignements nécessaires et sont assujettis à des obligations contractuelles. Les fournisseurs propres à un test ou service facultatif sont identifiés avant l’achat lorsque leur rôle est matériel.Si des renseignements peuvent être traités hors Québec, Bina évalue les facteurs relatifs à la vie privée et met en place les garanties requises avant la communication. Ces évaluations ne permettent pas de déroger à l’interdiction applicable aux médecins d’entreposer leurs dossiers cliniques hors Québec.
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6. Soins virtuels, portail, courriel et IA
Bina vérifie l’identité et la présence au Québec pour la télémédecine. Les résultats sont transmis par MYLE par défaut. À votre demande claire, certains renseignements peuvent être envoyés par courriel après explication des risques. Les appels administratifs ne sont pas enregistrés. La capture clinique facultative par scribe IA est décrite ci-dessous.Le scribe CareWay peut capter temporairement une consultation pour préparer un projet de note. Il n’est utilisé qu’avec consentement explicite; le professionnel vérifie la note et les éléments de travail sont supprimés dès que possible après validation, sous réserve des exigences professionnelles applicables de conservation et de suppression. Le refus n’empêche pas de recevoir des soins.L’utilisation demeure soumise aux exigences applicables de certification et d’évaluation de la vie privée. Le consentement doit couvrir les fins, risques, limites, destinataires, lieux de traitement et éventuelles utilisations secondaires; il peut être retiré pour les utilisations futures.

7. Site, témoins etmarketing
Les témoins strictement nécessaires peuvent fonctionner sans consentement. Les témoins d’analytique, de publicité et les fonctions non essentielles, notamment le clavardage lorsqu’il n’est pas nécessaire, doivent demeurer désactivés jusqu’à votre choix. Vous pouvez modifier ce choix dans les paramètres de témoins.Ne transmettez pas de renseignements médicaux urgents ou détaillés dans un outil de clavardage général. Les messages promotionnels sont envoyés seulement avec le consentement requis et comprennent un moyen de retrait. Les communications liées aux soins ou à une transaction demeurent distinctes.

8. Conservation, sécurité et incidents
Bina conserve les renseignements seulement pendant la durée nécessaire aux soins, aux finalités annoncées et aux exigences légales ou professionnelles. Les dossiers cliniques et financiers suivent leurs délais obligatoires; les données temporaires, marketing et Web sont supprimées ou anonymisées selon un calendrier interne. La destruction est sécuritaire.Pour les dossiers cliniques soumis aux règles des médecins hors établissement, le minimum applicable est de 10 ans après la dernière inscription ou insertion, sous réserve des règles transitoires des dossiers papier au 11 juillet 2024 et des obligations de préservation. Les règles des autres professions s’appliquent aux dossiers concernés. Vous pouvez demander au responsable la durée applicable à vos renseignements.Aucune mesure n’élimine tout risque. Bina enquête sur un incident, en limite les effets, le consigne et avise les personnes et autorités requises lorsqu’il présente le niveau de risque prévu par la loi.

9. Vos droits et plaintes
Sous réserve des exceptions légales, vous pouvez demander l’accès, la rectification, une copie dans un format technologique structuré lorsque applicable, le retrait d’un consentement, la désindexation ou la cessation de diffusion lorsqu’applicable, et de l’information sur une décision automatisée. Bina n’utilise pas une décision entièrement automatisée pour poser un diagnostic ou prescrire.Pour les renseignements de santé, la loi prévoit aussi des droits de restriction d’accès et de refus de certaines utilisations ou communications, notamment à certains proches, aux chercheurs ou pour des sollicitations de dons, avec les exceptions prévues. Leur exercice ne compromet pas le droit aux services. L’accès, la transcription, la reproduction et la transmission sont gratuits. Vous pouvez consulter le registre des communications dans les limites légales. Le retrait d’un consentement ne permet pas d’effacer les renseignements dont la conservation est obligatoire.Écrivez à confidentialite@binamd.ca avec assez d’information pour vérifier votre identité. Bina accuse réception d’une plainte dans un délai cible de cinq jours ouvrables et répond aux demandes d’accès ou de rectification dans les 30 jours suivant leur réception. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.Un refus d’accès ou de rectification doit être motivé par écrit avec les recours applicables. Vous pouvez présenter une plainte au responsable ou vous adresser directement à la Commission.

10. Mise à jour
Une version révisée est publiée avec sa date d’entrée en vigueur. Un avis approprié et un nouveau consentement sont demandés si un changement modifie substantiellement une finalité ou l’utilisation d’un renseignement sensible.